請結合實際分析學習型組織該如何系統(tǒng)性解決問題?
組織的發(fā)展處在不確定的商業(yè)世界中,要保證組織具備自我調整的能力,建立學習型組織是比較好的應對方式,請結合實際分析一下工作中是如何做到系統(tǒng)性解決問題的?
綜合管理部:
企業(yè)發(fā)展在變化的市場環(huán)境中,不確定性的變化讓企業(yè)要有能力適應,企業(yè)建立學習型組織的目的主要是解決的組織存在的問題和組織管理的高效運作,不是救火隊員。實現(xiàn)組織學習的能力,適應不斷變化的市場,當不能適應變化的市場時說明組織的管理效能已經跟不上了,整個組織效能提升防止過程管理的漏洞或只是出問題為了解決而不能系統(tǒng)性的解決,也只能在單個點上處理問題,最終會導致此問題會頻繁出現(xiàn),不能從根本上解決,也就不能提升組織整體效能。針對實際工作中遇到的問題,比如有員工離職,在與員工談話過程中要了解到離職原因,一般的都是說個人不適合公司,不適合崗位工作,或者其他的看似合理的理由,實際上真正離職的原因并不是他所講的原因,而是要真正挖掘到原因是什么?是公司管理不善還是制度不合理?是部門負責人沒能力學不到東西還是部門內部官僚主義嚴重,不能通過能力來晉升?等等的這些問題就是真正的問題所在,那么我們要在溝通過程中真正了解原因,比如可以說你說期望的公司管理時什么樣的?你認為你想找到怎樣的領導?你認為晉升需要走關系還是憑個人能力等等,通過這樣的回答自然的就可以總結出具體的離職原因是什么,然后再從公司角度出發(fā),哪些制度或管理出問題,哪些人還存在官僚主義等,這才是對問題處理的系統(tǒng)性,處理好后保障不再犯同樣的錯誤,整體組織效能提升。
首先要知道什么是系統(tǒng)性解決問題,它的定義是什么。首先明確要解決的問題是什么,它產生的原因是什么,有什么表象,影響是什么,然后再討論解決方案,評估方案的可靠性,最后實施,并且對實施結果進行檢測與評估。系統(tǒng)的方法并不急于立即解決問題,而是立足于找到問題的根源,找出長期對策。比如各部門如果工作內容不清晰,那就制定崗位職責,并且根據(jù)崗位職責進行考核,這也是一個系統(tǒng)解決問題的方法。人員管理不明確,那就建立人員管理檔案,及時管理人員的信息和變動情況。人員離職,要了解離職的原因,不能只看他寫的原因。步驟就是發(fā)現(xiàn)問題根源,出具解決方案,還要去對這個方案是否正確進行檢測和評估。
市場部:
1.堅定的目標導向。要樹立堅定的信念,世界上不存在解決不了的問題,只有沒有找到的方法。成功的路上沒有折衷主義和修正主義,道路雖然曲折,但是要相信我們一定能夠達成目標。
2.縝密的計劃方案。實現(xiàn)目標需要有計劃的前進,不能沖著目標瞎沖,要制定值得推敲的計劃方案,并且做好思想統(tǒng)一的工作,心往一處想,勁兒往一處使。
3.靈活多變的處理方式。面對突發(fā)問題的時候一靠提前的預案,二靠豐富的經驗,但無一例外需要學會變通,那里不會點哪里,自己解決不了及時上報,相信組織的集體智慧,及時作出調整和改變,甚至是有勇氣從頭再來,不要讓一個問題絆倒。
4.正確處理集體和個人的關系。在碰到問題和需要你發(fā)揮精益求精精神的時候想想你是代表集體在做事情,所有一切代表集體形象。工作中不能當好好先生,但當集體和個人產生沖突的時候,不要總想著這事不該我來做,而是先把事情做好,交付完整的結果,再回過頭自家討論自家的問題。
5.增強專業(yè)能力。具備優(yōu)秀的溝通、組織協(xié)調和分工能力,這也是未來工作中需要不斷學習的地方,打鐵還需自身硬,只有能力夠強才能時刻處于主動位置,不會懼怕現(xiàn)實中的風吹雨打。
財務部:
系統(tǒng)性解決問題主要看工作方法,對自己的工作要做到心中有數(shù)且張弛有度。像財務工作,每周的主要及重點工作我都會在周一上班時告知小李,在什么時間內完成何種程度的工作,我也會參與到工作之中,是監(jiān)督也是檢查,不合適的地方告知小李,并在以后工作中改正。在這個工作過程中只要出現(xiàn)問題,小李就會提出來,我隨時解決,當然有些問題也嘗試讓小李主動去解決,財務工作想做好就要主動去問去管,對事情盡可能多方面了解,有助于工作的開展。我認為在公司的正常運轉過程中,公司對于財務應該沒有秘密可言,財務要做的就是保守秘密。財務有疑惑,無論問到哪個部門,此部門應該據(jù)實解釋,而不是應付了事。
生產部:
系統(tǒng)的解決問題是一個很廣泛的概念,很多人都無法能夠系統(tǒng)的解決,因為想要系統(tǒng)的解決問題需要掌握系統(tǒng)的分析工具,需要很多專業(yè)的人員共同討論分析原因,然后進行原因分類,落實相關整改責任人,逐項完成。
比如可靠性問題,對于這個問題可以采用出樹狀圖,可靠性是主桿,而影響可靠性的各種因素就是主叉樹枝,每個因素又會出現(xiàn)更多的小問題,這就要沿著每條樹杈進行分析,同類因素就在相同枝干上,大家一起找影響因素,從大到小,從主到次,直找到所有的不管大小因素,然后從人、機、料、法、環(huán)等因素進行分析,然后確定主次因素,安排相關部門人員進行整改,制定整改計劃、措施、整改結果,直到可靠性達到要求。
所以系統(tǒng)性的解決問題,靠的是組織的群策群力,而不是單純的個人能力。而自己現(xiàn)在在解決問題時根本沒做到系統(tǒng)化處理,好多都是“頭疼醫(yī)頭,腳疼治腳”。
銷售部:
處理協(xié)調交付項目、售后服務客戶,要用發(fā)展的目光看問題,多維度思考問題,全局出發(fā)雙方受益的角度去解決問題。
研發(fā)部:
我認為系統(tǒng)性解決問題是一個比較寬廣的問題,她的定義是比較高的,一般的管理者是不太容易進入這個狀態(tài),大多數(shù)情況是就事論事,只去解決遇到的具體問題,而且是樂此不疲。并且在解決問題的過程中得到了較大的成就感和滿足感。 系統(tǒng)性解決問題,實際上是當發(fā)現(xiàn)某一同類型的問題多次出現(xiàn)時,我們需要去從源頭上、根本上去解決它,而不是頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳,這就需要我們要善于總結,發(fā)現(xiàn)一些經常出現(xiàn)或者類似的問題,你不能連問題都發(fā)現(xiàn)不了;其次要有追根問題的精神,對問題一追到底,發(fā)現(xiàn)問題,絕不敷衍,一定要有咬定青山不放松的精神,把問題的根源處理掉,避免同樣的問題多次出現(xiàn)。另外還要不斷復盤去看問題處理過程中是否都合理,找出不好或者不合理的地方改掉他。