管理者如何有效管理時(shí)間

  2022-08-17         0次

有效管理者的第一個(gè)特征就是進(jìn)行時(shí)間管理，結(jié)合當(dāng)下推行的“四象限工作法”談一下您對(duì)時(shí)間是如何有效管理的？

市場(chǎng)部：

    時(shí)間管理的要點(diǎn)是確定重要的事情和它們的優(yōu)先順序。從這個(gè)角度上看，通過(guò)時(shí)間緊急與否和時(shí)間重要與否劃分工作順序的四象限工作法是最合適進(jìn)行時(shí)間管理的工具。通過(guò)一段時(shí)間對(duì)四象限工作法的學(xué)習(xí)和使用，我發(fā)現(xiàn)做好時(shí)間管理的核心在于正確決策，重點(diǎn)在于：一、劃分，二、拆分。首先要科學(xué)合理的劃分出工作重要性與緊迫性，其次要科學(xué)合理的將工作計(jì)劃拆分成可執(zhí)行的工作項(xiàng)目。

    首先，要?jiǎng)澐謺r(shí)間的重要和緊急程度，就要明白這兩個(gè)程度是相對(duì)的，不是絕對(duì)的。我們需要先斷定象限內(nèi)工作的底線在哪里“象限內(nèi)的所有事都是要執(zhí)行的，只是緊急與否”和“象限內(nèi)有的事可做可不做”。比如我之前把召開(kāi)部門會(huì)議放在“雙不”的象限，不是說(shuō)可開(kāi)可不開(kāi)，二是這個(gè)會(huì)議可以為其他工作先讓步一下，后來(lái)拆分的更細(xì)，這項(xiàng)工作就被放到了重要的象限里，代表著要找優(yōu)勢(shì)時(shí)間執(zhí)行。同時(shí)事關(guān)部門辦公室使用、衛(wèi)生打掃的相關(guān)工作放到了“雙不”象限，定義為可開(kāi)可不開(kāi)。所以在劃分象限時(shí)首先要拉一條底線，再去對(duì)標(biāo)緊急和重要。

     其次，要做的事情就是拆分。崗位的職責(zé)和工作的計(jì)劃都是大層面的東西，最終是否達(dá)成都是落實(shí)在事件上的，要把要求拆分為事件做合理分配，長(zhǎng)期干的要設(shè)置多個(gè)錨點(diǎn)，便于隨時(shí)檢查，短期需出成果的要做到交付。

     關(guān)于四個(gè)象限的執(zhí)行力度，我將其分為兩個(gè)方向。把緊急放在前面，也就是時(shí)間打頭的落點(diǎn)在時(shí)間上，優(yōu)先執(zhí)行；重要打頭的落點(diǎn)在重要上，重點(diǎn)關(guān)注。尤其要重點(diǎn)關(guān)注第二象限和第三象限，不要等到事情緊急且重要了才想起來(lái)做。我的經(jīng)驗(yàn)是重要且緊急的事情第一時(shí)間辦；不緊急重要的優(yōu)勢(shì)時(shí)間辦，因?yàn)檫@一版都是需要長(zhǎng)期執(zhí)行的，要重點(diǎn)關(guān)注；緊急不重要的挑時(shí)間辦，安排一個(gè)時(shí)間集中處理；不緊急也不重要的抽空辦，沒(méi)時(shí)間可以放棄。比方說(shuō)我個(gè)人來(lái)說(shuō)，優(yōu)勢(shì)時(shí)間是上午上班到11點(diǎn)左右，精力充沛思路清晰適合做費(fèi)腦子的工作，下午上班就有些疲憊，可以把一些不容易出錯(cuò)的工作放到下午做。當(dāng)然也是因人而異。

    做好時(shí)間管理的核心在于正確決策，我之前看過(guò)一段話與大家共勉，用未來(lái)的眼光看現(xiàn)在，用產(chǎn)業(yè)的眼光看行業(yè)，用資本的眼光看產(chǎn)品，拉高一個(gè)維度，沉下心來(lái)看現(xiàn)在。

財(cái)務(wù)部：

    財(cái)務(wù)工作大部分都是有時(shí)間限制的，也就是在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成應(yīng)該完成的工作。對(duì)于時(shí)間管理，通過(guò)多年的工作對(duì)于時(shí)間管理已經(jīng)是出于職業(yè)的本能反應(yīng)，也不需用專門去做時(shí)間管理。

銷售部：

    其實(shí)我對(duì)時(shí)間的有效管理很簡(jiǎn)單：公司-部門-個(gè)人-成員，依次遞增要求，然后分解分工分?jǐn)?。例如：公司給銷售部定目標(biāo)1500萬(wàn)，我給銷售成員定2000萬(wàn)，首先根據(jù)行業(yè)周期分解到每個(gè)季度目標(biāo)，然后讓銷售成員自我上報(bào)年度和季度目標(biāo)，最后我根據(jù)銷售人員的數(shù)量、能力、區(qū)域綜合分?jǐn)偟矫總€(gè)銷售成員的身上，定時(shí)去獲取結(jié)果。

生產(chǎn)部：

“四象限工作法”首先就是就是為了在管理上明確事情的權(quán)重和時(shí)間管理。通過(guò)四象限管理，每個(gè)管理者要明確事情的輕重緩急程度，這樣有利于在做事的時(shí)候條理分明，知道工作如何安排，對(duì)具體工作可以一目了然，不會(huì)像無(wú)頭蒼蠅全部部分重點(diǎn)的亂撞，結(jié)果什么也干，什么也沒(méi)干到點(diǎn)上。

“四象限工作法”首先要對(duì)工作進(jìn)行拆分，對(duì)于計(jì)劃中的工作進(jìn)行詳細(xì)分析，進(jìn)行一項(xiàng)工作拆分到具體的小事項(xiàng)；其次是劃分，把具體事項(xiàng)按照要求進(jìn)行劃分，放到相應(yīng)的象限里面去。

    這兩周施行“四象限工作法”后，自己在填表時(shí)會(huì)仔細(xì)考慮哪些事時(shí)重要緊急的，要考慮時(shí)間上怎么安排，首先要保證把最重要最緊急的工作干完，其次按照時(shí)間對(duì)各項(xiàng)工作逐項(xiàng)完成，有條不紊的進(jìn)行。比如誠(chéng)信空預(yù)器的加工項(xiàng)目，首先要根據(jù)加工的順序拆分加工流程，根據(jù)到料周期制管、立管板可以同步進(jìn)行，但是制管就是緊急重要的，而立管板就是重要不緊急；當(dāng)制管達(dá)到一定數(shù)量，立管板就變成重要緊急的。管板立完后，穿管就是重要緊急，穿到一定數(shù)量后，開(kāi)始脹管，因?yàn)槊浌芩俣嚷?，穿管就變成重要不緊急了。而這一些象限內(nèi)容變化，就要求詳細(xì)拆分項(xiàng)目，對(duì)各工序進(jìn)行時(shí)間管理，才能提高效率，保證工期和質(zhì)量。        

    對(duì)于一些突發(fā)臨時(shí)性工作，也可以添加到四象限工作表中，有利于總結(jié)。

    但對(duì)于四象限中不重要緊急和不重要不緊急兩象限中的安排領(lǐng)會(huì)還是不夠深刻，需要在計(jì)劃分解中做的更細(xì)致。

綜合管理部：

    管理者首要的就是要做好時(shí)間管理和自我管理，一名有效管理者的第一個(gè)特征就是時(shí)間管理，以時(shí)間為導(dǎo)向，因?yàn)闀r(shí)間是公平的，在確定的時(shí)間內(nèi)完成應(yīng)該完成的工作來(lái)保障效率，從而保障組織效率的最大化，按照年度、月度、周作為工作時(shí)間推進(jìn)軸，時(shí)間把控好節(jié)點(diǎn)把控好，結(jié)合崗位職責(zé)內(nèi)容進(jìn)行工作合理安排，分清楚工作內(nèi)容的輕重緩急，做到事事有安排、完成有節(jié)點(diǎn)、結(jié)果有依據(jù)。當(dāng)前推行的四象限工作法比較清楚的把時(shí)間和事件進(jìn)行結(jié)合起來(lái)，合理有序的安排每天的工作，這樣工作不就不會(huì)瞎忙，提升工作效率，減少內(nèi)耗，增強(qiáng)組織效率，這樣更強(qiáng)的推進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

    合理安排工作，讓工作有計(jì)劃。結(jié)合公司整體目標(biāo)，將整個(gè)部門的工作安排的有條不紊，這就是一個(gè)好的實(shí)踐管理。結(jié)合個(gè)人，我會(huì)把每周的工作按照四象限劃分，每天臨時(shí)增加的工作及時(shí)添加到相應(yīng)的象限里，完成一項(xiàng)，就再后面打上對(duì)號(hào)，表示已經(jīng)完成。寫(xiě)日志梳理工作時(shí)，再把沒(méi)完成的延續(xù)到第二天的工作表中，已經(jīng)完成的則刪掉。每個(gè)員工都能夠合理安排時(shí)間了，整個(gè)部門的工作效率也就提高了，公司各個(gè)部門串聯(lián)起來(lái)，公司的大目標(biāo)也就能有效的完成。

研發(fā)部：

    時(shí)間管理和四象限工作法，雖然我以前沒(méi)用過(guò)這個(gè)四象限管理法，但是實(shí)際上有效的管理都是類似與相同的，我以前工作，也是把重要緊急放在最前面，不重要不緊急放在后面，只不過(guò)以前沒(méi)形成體系。通過(guò)學(xué)習(xí)，我覺(jué)得完全可以按照咱們學(xué)習(xí)的內(nèi)容，設(shè)定優(yōu)先級(jí);重要緊急 優(yōu)先干，不重要緊急其次；重要不緊急按計(jì)劃做；不重要不緊急 空閑做的原則。

   不管怎么做，有一個(gè)核心：一定要明白自己該干什么，知道自己是干什么的，要抓重點(diǎn)，還要注意方法。再一個(gè)就是有效性，說(shuō)白了就是任務(wù)要做，還要在合理的時(shí)間內(nèi)！

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